Wenn der Handwerksbetrieb wächst und die Strukturen stehen bleiben

Neun Jahre habe ich im Handwerk im Personalwesen gearbeitet, davon fünf Jahre bei der Herold Ingenieurgesellschaft für Garten und Landschaftsbau mbH, knapp drei Jahre davon als Leiterin der Personalabteilung mit einem dreiköpfigen Team und Verantwortung für rund 140 Mitarbeitende. In dieser Zeit ist der Betrieb von 30 auf 150 Mitarbeitende gewachsen. Ich habe die Strukturen dafür aufgebaut und mitwachsen lassen, während das Tagesgeschäft weiterlief, nebenher, zwischen Baustellen, Krankmeldungen und Einstellungen.

Was ich dabei gelernt habe, ist unspektakulär: Wachstum reißt Strukturen nicht ein. Es zermürbt sie. Und fast nie liegt es am Einsatz der Leute.

Warum Wachstum im Handwerksbetrieb die Strukturen zermürbt

Bei 30 Mitarbeitenden läuft vieles über Zuruf, und das ist völlig in Ordnung. Der Chef kennt jede Baustelle, jeden Kunden und jeden auf dem Hof. Wer etwas wissen will, fragt kurz nach. Wer ausfällt, wird von jemandem aufgefangen, der zufällig weiß, wie es geht.

Irgendwann funktioniert das immer seltener, und dann gar nicht mehr. Wo diese Grenze liegt, ist verschieden. Sie hängt eher an der Zahl der Baustellen und der Neuen im Jahr als an der Mitarbeiterzahl.

Der eigentliche Punkt ist: Es fällt nicht auf. Jeder einzelne Fall wird ja gelöst. Einer fährt abends noch mal raus, einer ruft am Wochenende an, einer sortiert die Stundenzettel eben selbst.

So entsteht der Eindruck, es liefe. Es läuft aber nur, weil die Leute die Lücken mit Überstunden und persönlichem Einsatz zuschütten. Und genau die Leute sind die ersten, die gehen.

Wenn Sie das prüfen wollen: Notieren Sie eine Woche lang jeden Abend zwei Zeilen. Was habe ich nach Feierabend noch erledigt, und warum ist es tagsüber liegen geblieben.

Woran Sie es merken, bevor es teuer wird

Ein paar Signale, die mir in neun Jahren im Handwerk immer wieder begegnet sind:

• Fragen landen alle bei derselben Person, egal worum es geht.
• Dieselbe Frage wird jede Woche neu gestellt, weil die Antwort nirgends steht.
• Material wird doppelt bestellt oder gar nicht, weil unklar ist, wer bestellt.
• Aufmaße und Nachträge bleiben liegen, bis jemand nachhakt.
• Neue Leute sind nach vier Wochen noch nicht produktiv und trauen sich nicht zu fragen.
• Der Chef arbeitet abends die Post ab, die tagsüber niemand entscheiden durfte.

Wenn Sie drei davon wiedererkennen, ist das kein Motivationsproblem. Das ist ein Strukturproblem.

Schwelle eins: Zuständigkeiten fehlen, alles läuft über den Chef

Solange der Inhaber jede Baustelle im Kopf hat, ist er das lebende Betriebshandbuch. Ab einer bestimmten Größe wird er zum Nadelöhr. Alles muss durch ihn durch, weil niemand weiß, was er ohne ihn entscheiden darf.

Was fehlt, ist keine Software und keine neue Hierarchieebene. Es fehlt eine schriftliche Antwort auf die Frage: Wer darf was allein entscheiden, und bis wohin?

Der einfachste erste Schritt: Setzen Sie sich eine Stunde hin und schreiben Sie eine Seite. Links die Entscheidung, rechts die Funktion. So könnte das aussehen, die Grenzen setzen Sie selbst:

• Materialbestellung bis zu einem Betrag, den Sie festlegen: Kolonnenführer. Darüber: Bauleitung.
• Kleiner Nachtrag beim Kunden: Bauleitung.
• Kundentermin verschieben: Bauleitung, mit Info ins Büro.
• Urlaubsantrag bis fünf Tage: Bauleitung. Länger: Chef.

Diese Seite muss nicht perfekt sein. Sie hängt dort aus, wo morgens ohnehin alle vorbeikommen, am Bauhof oder im Aufenthaltsraum, und wird geändert, wenn sie nicht passt. Was sich schnell ändert: Es kommen weniger Anrufe, bei denen sich jemand nur absichern will.

Schwelle zwei: Einarbeitung neuer Mitarbeiter geht nicht mehr nebenbei

Solange nur ein paar Leute im Jahr dazukommen, reicht es, den Neuen einem Erfahrenen mitzugeben. Sobald zur Saison eine ganze Kolonne neu dazukommt, bricht das zusammen. Der Erfahrene hat sein eigenes Pensum, und der Neue lernt zufällig das, was gerade anfällt.

Das kostet doppelt: Der Neue braucht Monate statt Wochen, und der Erfahrene ist genervt, weil er dieselben Sachen zum fünften Mal erklärt.

Was fehlt, ist ein Ablauf für die ersten zwei Wochen und ein fester Ansprechpartner mit Namen. Nicht „frag einfach“, sondern: „In den ersten zwei Wochen ist der Vorarbeiter deiner Kolonne dein fester Ansprechpartner. Er weiß, dass du kommst, und hat dafür Zeit eingeplant.“

Der einfachste erste Schritt: Geben Sie dem nächsten Neuen einen Notizblock mit und bitten Sie ihn, zwei Wochen lang jede Frage aufzuschreiben, die er stellen musste. Jede. Wo die Schlüssel hängen, wie der Stundenzettel ausgefüllt wird, wen er anruft, wenn der Anhänger nicht da ist.

Diese Liste ist Ihr Einarbeitungsplan. Sie haben ihn nicht erfunden, Sie haben ihn eingesammelt. Beim übernächsten Neuen ergänzen Sie ihn. Nach ein paar Durchgängen steht darin fast alles, was ein Neuer wirklich fragt.

Schwelle drei: Ein Urlaub legt einen ganzen Bereich lahm

Der Moment, in dem es wirklich unangenehm wird: Eine Person ist zwei Wochen weg, und ein ganzer Bereich steht. Angebote gehen nicht raus. Die Lohnabrechnung wartet auf Stundenzettel, die nur einer sortieren kann.

Das ist der Punkt, an dem viele Betriebe zum ersten Mal sehen, wie viel Wissen unaufgeschrieben in einzelnen Köpfen liegt. Am ehesten fällt das in der Urlaubszeit auf.

Was fehlt, ist eine Vertretungsregelung. Vorher ein Schritt, der fünf Minuten dauert: Markieren Sie im Urlaubsplan der nächsten acht Wochen jede Woche, in der aus einer Funktion niemand da ist. Das sind Ihre Testfälle.

Die Vertretungsregelung im Handwerksbetrieb: kostet nichts, steht fast nie auf Papier

Im Kopf hat sie fast jeder. Aufgeschrieben ist sie selten, und das merkt man erst, wenn jemand ausfällt. Fragen Sie drei Leute, wer die Bauleitung übernimmt, wenn der Kollege in Urlaub ist, und Sie bekommen im Zweifel drei Antworten.

Eine Vertretungsregelung braucht keine Einführungsphase. Sie besteht aus vier Spalten:

1. Funktion, nicht Person. Also die Funktion Bauleitung, nicht der Vorname.

2. Wer vertritt, mit Namen.

3. Was in der Vertretung entschieden werden darf, und was liegen bleibt.

4. Was die Vertretung dafür braucht: Zugang zum Postfach, Zugriff auf die Bauakte, Telefonliste der Lieferanten.

An Punkt vier scheitert es in der Praxis. Die Vertretung ist benannt, kommt aber weder an das Postfach noch an den Ordner heran.

Der einfachste erste Schritt: Nehmen Sie die drei Funktionen, deren Ausfall am meisten weh tut. Häufig sind das Bauleitung, Disposition und Lohnbuchhaltung. Füllen Sie für diese drei die vier Spalten aus, auf einem Blatt.

Dann testen Sie es an einem ganz normalen Tag. Die vertretende Person macht den Vormittag allein, die vertretene Person sitzt daneben und sagt nichts. Was nicht klappt, wird notiert und nachgetragen.

Ein halber Vormittag. Danach wissen Sie, ob Ihre Vertretung nur auf dem Papier steht oder wirklich trägt.

Struktur ist keine Bürokratie, sondern drei Blätter Papier

In neun Jahren im Handwerk habe ich einen Satz besonders oft gehört: Wir sind ein Handwerksbetrieb, kein Konzern. Wir wollen keine Bürokratie.

Verstehe ich. Es geht auch nicht um Prozesshandbücher. Es geht um drei Blätter Papier: Wer entscheidet was, wie läuft die erste Woche, wer vertritt wen.

Alles handschriftlich möglich. Wenn Sie eine Sache mitnehmen: Blocken Sie sich für nächste Woche zwei Stunden und schreiben Sie das Blatt, bei dem es gerade am meisten weh tut.

Der Unterschied zeigt sich beim nächsten Auftrag, der zwanzig Leute mehr bedeutet. Entweder wächst dann der Betrieb, oder es wächst nur die Belastung der immer gleichen fünf Leute.

Wenn Sie das nicht allein machen wollen

Der Business-Struktur-Tag ab 1.250 Euro netto ist ein Tag in Ihrem Betrieb, an dem wir uns ansehen, wo es klemmt, und die ersten Blätter tatsächlich schreiben. Vor Ort bin ich im Umkreis von rund 50 Kilometern um Linum, von Neuruppin über Kremmen und Nauen bis Oranienburg.

Der Workshop „Klare Zuständigkeiten“ ab 2.450 Euro netto arbeitet mit Ihrem Team an genau den Fragen aus diesem Text, für bis zu acht Personen. Jede weitere Person kostet 290 Euro netto, maximal sind zwölf möglich.

Wenn Sie erst einmal sortieren wollen, ob das passt: Das Erstgespräch am Telefon dauert 15 Minuten und ist kostenlos. Sie erreichen mich unter 0157 86773194, montags, mittwochs, donnerstags und freitags von 8 bis 17 Uhr, dienstags bis 12 Uhr.